חתימה על מסמכים: מתי מספיקה חתימה בקובץ ומתי צריך אימות

חתימה על מסמכים: ההבדל בין סימן חתימה לבין אימות

אפשר לחתום על מסמך אלקטרוני בהקלדת שם, בציור חתימה או בהוספת תמונה של חתימה. כך מתאר זאת דף החתימה של Adobe, והחתימה נשמרת בתוך קובץ ה־PDF בלי להדפיס ולסרוק.

סימן חתימה הוא מה שרואים על הדף. אימות הוא היכולת להראות מי חתם, מתי ועל איזו גרסה של המסמך. שני הדברים נפרדים: חתימה מצוירת יפה לא מוכיחה דבר על זהות החותם, ושירות שמתעד את התהליך עושה זאת גם כשהחתימה עצמה פשוטה.

כדי לבחור דרך חתימה, התחילו מדרישת מקבל המסמך. שאלו אותו שלוש שאלות:

• האם מספיק קובץ עם חתימה נראית?
• האם נדרשת הזמנה לחתימה דרך שירות מסוים?
• האם נדרשת חתימה אלקטרונית מסוג מוגדר בדין או בהסכם?

מראה החתימה לבדו אינו קובע את רמת האימות או את מעמדה המשפטי.

מה שירות חתימה מתעד

כשצריך תיעוד של תהליך החתימה, אפשר להשתמש בשירות שמנהל אותו. לפי מסמך החברה על נתוני עסקה, Docusign שומרת נתוני עסקה: תיאור הצדדים והמעטפה, מועדים ואירועים מרכזיים, ונתוני מערכת כמו כתובות IP ומיקום. החברה מפיקה גם אישור השלמה (Certificate of Completion), ולדבריה הוא משמש מסלול ביקורת וראיה לעסקה, ובמקרה הצורך גם בבית משפט.

מידע זה נוסף על הסימן שמופיע במסמך. להסבר ממוקד על האפשרויות בקבצים, ראו גם את המאמר על חתימה דיגיטלית על PDF, ואת המאמר על DocuSign ותוקף החתימה בישראל.

מה המשמעות של חתימה מאובטחת וחתימה מאושרת בישראל

לפי חוק חתימה אלקטרונית, בנוסח המפורסם באתר רשות ניירות ערך, קבילותה של חתימה אינה נשללת רק משום שהיא אלקטרונית. מכאן לא נובע שכל דרך חתימה מקיימת כל דרישה משפטית.

החוק מבחין בין שלוש רמות: חתימה אלקטרונית רגילה, חתימה מאובטחת וחתימה מאושרת. הטבלה שלמעלה מסכמת את ההגדרות. ההבדל המעשי נוגע למידת הוודאות לגבי זהות החותם ושלמות המסמך.

חתימה מאובטחת

חתימה מאובטחת היא חתימה שמתקיימים בה כל התנאים הבאים: היא ייחודית לבעל אמצעי החתימה, מאפשרת זיהוי לכאורה שלו, מופקת באמצעי שבשליטתו הבלעדית ומאפשרת לזהות שינוי שנעשה במסמך אחרי החתימה. תנאי אחד שחסר מוציא את החתימה מההגדרה.

חתימה מאושרת

חתימה מאושרת היא חתימה מאובטחת שגורם מאשר הנפיק תעודה אלקטרונית מאושרת לגבי אמצעי האימות שלה. הגורם המאשר הוא צד שלישי שמזהה את החותם ומנפיק את התעודה, ולכן בדיקת החתימה כוללת גם בדיקה של מי הנפיק את התעודה.

דרישת חתימה בחיקוק

כאשר חיקוק דורש חתימה, החוק מאפשר לקיים את הדרישה בחתימה מאושרת או בחתימה אלקטרונית אחרת שמגשימה את תכליות הדרישה ברמת ודאות מספקת בנסיבות העניין, בכפוף לחריגים. לכן, במסמך בעל דרישות מיוחדות, בררו מראש איזה סוג חתימה נדרש.

המונחים בטבלה הם הגדרות משפטיות. תיאור מסחרי כמו ״חתימה מאובטחת״ באתר של ספק אינו מוכיח כשלעצמו שהשירות עומד בהגדרה שבחוק. בקשו הסבר על אופן הזיהוי, השליטה באמצעי החתימה וזיהוי שינויים במסמך.

מה מתאים לחתימה עצמית ומה מתאים לאיסוף חתימות

לחתימה עצמית על קובץ שאתם מחזירים לשולח, בדקו תחילה אם כלי המילוי והחתימה הקיים אצלכם עונה לדרישה. לפי Adobe, אפשר להקליד, לצייר או להעלות תמונה של החתימה. הדף מציין שנדרשת התחברות לחשבון Adobe כדי להשלים טופס הניתן למילוי ולשמור קבצים. אם צריך לתקן את תוכן המסמך לפני החתימה, המאמר על עריכת PDF ומילוי טפסים מסביר את ההבדל בין המשימות.

שליחת מסמך לאחרים

כשאתם שולחים מסמך לכמה אנשים, שירות איסוף חתימות מתאים יותר מהחזרת קבצים במייל. לפי Adobe, מי שמקבל בקשת חתימה יכול לחתום מכל מכשיר נייד גם בלי חשבון Adobe. מי ששולח את הבקשה צריך חשבון, וחלק מהתכונות מחייבות תוכנית בתשלום. האפשרות של הנמען לחתום בלי חשבון אינה קובעת מה כלול בחשבון של השולח.

דוגמה להמחשה

נניח שאתם שולחים הצעת שירות ללקוח ורוצים לשמור גם תיעוד של החתימה. לפני בחירת שירות, בקשו לראות דוגמה למסמך הסופי ולאישור התהליך, ובדקו אילו פרטים מופיעים בהם: שמות, כתובות מייל, מועדים ושינויים במסמך.

ב־Docusign, אישור ההשלמה נועד לתעד את התהליך. אין להסיק משמו שמדובר בתעודה אלקטרונית מאושרת לפי הדין הישראלי, כי תעודה כזו מונפקת על ידי גורם מאשר.

אם המסמך כבד, אפשר לפצל PDF לקבצים נפרדים ולשלוח לחתימה רק את העמודים הרלוונטיים, תוך שמירה על הקובץ המקורי.

מה לבדוק לפני ששולחים את המסמך החתום

לפני החתימה, קראו את הנוסח המלא וודאו שזו הגרסה שאתם מתכוונים לאשר. אם קיבלתם הזמנה לחתימה שלא ציפיתם לה, בררו עם השולח באמצעות דרך קשר מוכרת לפני הזנת פרטים.

1. ודאו שמקבל המסמך מסכים לדרך החתימה שבחרתם ושלא נדרשת חתימה מסוג מסוים.
2. בדקו שכל הפרטים מולאו, שהחתימה נמצאת במקום המיועד ושאינה מכסה תוכן.
3. פתחו מחדש את העותק שנשמר ובדקו שהעמודים, השדות והחתימה מופיעים בו כראוי.
4. שמרו את הקובץ הסופי, ובשירות שמתעד את התהליך שמרו גם את אישור ההשלמה הזמין לכם.
5. לפני העלאת מסמך רגיש לשירות חיצוני, בדקו את מדיניות השמירה והמחיקה ואת הרשאות הגישה.

מה נשמר אחרי המחיקה

ב־Docusign קיימת הבחנה בין תוכן המסמכים לבין נתוני העסקה. לפי החברה, המסמכים מוצפנים ועובדיה אינם יכולים לגשת לתוכנם, ושולח יכול למחוק מסמכים במהלך תקופת המנוי. נתוני העסקה נשמרים גם לאחר סיום המנוי, והחברה אינה יכולה למחוק או לייצא אותם גם לבקשת לקוח, משום שייתכן שיידרש לאמת עסקאות בעתיד.

לכן מחיקת מסמך מהשירות אינה מחיקה של כל התיעוד הקשור אליו. בדקו את ההבחנה הזאת מראש כשפרטיות היא שיקול מרכזי.

גיבוי ושמירה

שמרו את המסמך החתום ואת אישור ההשלמה במקום שאתם שולטים בו, ולא רק בחשבון של השירות. אפשר להיעזר במאמר על גיבוי מסמכים בענן. נתנו לקובץ שם שכולל את שם הצד השני ואת התאריך, כדי שתמצאו אותו בקלות כשתצטרכו להוכיח מה נחתם.