המרה ל PDF: כך שומרים וורד, אקסל ותמונות במחשב ובטלפון

איך מבצעים המרה ל PDF: בוחרים מסלול לפי הקובץ

פתחו את הקובץ בתוכנה שמציגה אותו כראוי, חפשו שמירה או ייצוא ובחרו בפורמט PDF. ב־Word וב־Excel אפשר לעשות זאת מתוך התוכנה, בלי להתקין ממיר נוסף. אם אין אפשרות ייצוא, בדקו אם חלון ההדפסה מציע שמירה כ־PDF. הוראות הייצוא של Microsoft מפרטות את האפשרויות לפי התוכנה.

לפני שמתחילים, שמרו את קובץ המקור והחליטו אם אתם צריכים את המסמך כולו או רק עמודים מסוימים. בחרו תיקיית יעד שקל למצוא.

• מסמך Word: שמירה בשם או שמירת עותק, ובסוג הקובץ PDF.
• גיליון Excel: אותו מסלול, אחרי התאמת העמודים להדפסה.
• תמונה במחשב: הדפסה לקובץ PDF דרך המדפסת המובנית של Windows או חלון ההדפסה ב־Mac.
• מסמך נייר: סריקה בטלפון ושמירה כ־PDF.

ההוראות כאן מיועדות למסמכים, גיליונות ותמונות שאפשר לפתוח בתוכנה מתאימה. קובץ בפורמט אחר ייפתח לפעמים רק בתוכנה ייעודית, ובה תחפשו את אותה אפשרות ייצוא או הדפסה.

המרה מוורד ל־PDF בלי להחליף תוכנה

1. פתחו את המסמך ב־Word ושמרו את השינויים.
2. בתפריט קובץ בחרו שמירה בשם, או שמירת עותק אם הקובץ כבר נשמר.
3. בחרו תיקיית יעד, ובסוג הקובץ בחרו PDF.
4. אם נחוצים רק עמודים מסוימים, בחרו אפשרויות נוספות ואז אפשרויות, ובחרו טווח עמודים.
5. שמרו ופתחו את הקובץ שנוצר כדי לבדוק אותו.

בחלון האפשרויות אפשר לקבוע גם איך יוצג מעקב אחר שינויים, אם לכלול סימניות ותגיות נגישות, ואם להצפין את הקובץ בסיסמה. לפי Microsoft, בהמרה נשמרים קישורים חיצוניים, וקישורים פנימיים במסמך אובדים.

ב־Mac הנתיב שונה מעט: קובץ, שמירה בשם או שמירת עותק, ובתחתית החלון בחירת פורמט PDF. Microsoft מזהירה שבמצב Best for printing קישורים עלולים שלא להמיר כראוי, ולכן בדקו אותם אחרי השמירה. שמות הפקודות משתנים בין גרסאות, וגם ב־Word ו־Excel באייפון אפשר לבחור קובץ, ייצוא ואז PDF. הפרטים מופיעים במדריך Microsoft לשמירה כ־PDF.

נניח שאתם שולחים הצעת מחיר: שמרו את מסמך הוורד לעריכות עתידיות, ואת העותק שהמרתם פתחו בנפרד. השוו את שם הנמען, הסכום ומיקום החתימה לפני הצירוף להודעה.

המרת אקסל: מסדרים את העמודים לפני השמירה

בגיליון רחב, התחילו בתצוגה המקדימה להדפסה. בלשונית פריסת עמוד, בקבוצה התאמה לעמוד, אפשר להגדיר רוחב של עמוד אחד וגובה אוטומטי. כך כל העמודות נכנסות לרוחב עמוד והשורות ממשיכות לעמודים נוספים. לפי הנחיות Microsoft להתאמת גיליון לעמוד, כשאקסל מכווץ את הנתונים להתאמה, ההדפסה עלולה להיות קשה לקריאה.

1. בחרו את הנתונים שצריכים להופיע, והגדירו אזור הדפסה אם אינכם צריכים את כל הגיליון.
2. אם ערך ההקטנה נמוך, נסו כיוון לרוחב או גודל נייר גדול יותר, כפי שמציעה Microsoft.
3. בהגדרות ההתאמה לעמוד, נסו רוחב של עמוד אחד וגובה אוטומטי.
4. עברו בתצוגה המקדימה ובדקו שהעמודות הדרושות מופיעות ושהטקסט קריא.
5. בחרו קובץ, שמירה בשם, סוג הקובץ PDF, ובחלון האפשרויות קבעו מה ייכלל בקובץ. שמרו.

נניח שאתם שולחים רשימת מוצרים ארוכה. כמה עמודים קריאים עדיפים על עמוד צפוף שמחייב הגדלה מתמדת. בדקו במיוחד את עמודת המחיר ואת שורת הסיכום, ואל תסתפקו בכך שהעמוד הראשון נראה תקין.

לפי Microsoft, גיליונות Power View אי אפשר לשמור כ־PDF, ולכן אם הגיליון שלכם בנוי כך, העתיקו את הנתונים לגיליון רגיל.

תמונות במחשב: שמירה דרך חלון ההדפסה

ב־Windows 10 וב־11 מותקנת המדפסת הווירטואלית Microsoft Print to PDF, והיא שומרת כל דבר שאפשר להדפיס כקובץ. פתחו את התמונה ביישום שמאפשר הדפסה, ובחרו בחלון ההדפסה את Microsoft Print to PDF כמדפסת. בדקו את התצוגה המקדימה והמשיכו לשמירה בשם ובתיקייה שבחרתם. השימוש בכלי מתועד בעמוד של Microsoft על שמירת הודעה כ־PDF, שמזכיר אותו במפורש.

ב־Mac פתחו את התמונה או המסמך ובחרו קובץ ואז הדפסה. לחצו על הכפתור PDF, או על החץ לידו ובחרו שמירה כ־PDF, הזינו שם ובחרו מיקום. אפשר גם לפתוח את אפשרויות האבטחה ולדרוש סיסמה לפתיחת הקובץ, להעתקה או להדפסה, לפי מדריך Apple לשמירה מתוך חלון ההדפסה.

בהמרה מתמונה ל־PDF, בדקו בתצוגה המקדימה את השוליים ואת כיוון העמוד. אם זו תמונה של אישור או קבלה, ודאו שהקצוות והפרטים הקטנים כלולים. השוו למקור גם אחרי השמירה, לפני שאתם מוחקים צילום שנראה מיותר. אם הקובץ יוצא כבד, אפשר לצמצם קודם את התמונה בעזרת כלי כיווץ התמונות.

בטלפון: סורקים מסמך נייר או שומרים עמוד כ־PDF

עמוד או תמונה פתוחים ב־Chrome באנדרואיד

1. פתחו בדפדפן את התמונה, העמוד או הקובץ שברצונכם לשמור.
2. פתחו את תפריט שלוש הנקודות, בחרו שיתוף ואז הדפסה.
3. ברשימת המדפסות בחרו שמירה כ־PDF.
4. בחרו תיקייה במכשיר ולחצו על כפתור ההדפסה כדי לשמור.

המסלול מתועד בעזרה הרשמית של Chrome לאנדרואיד. הוא מתייחס לתוכן שפתוח בדפדפן, ולא בהכרח לכל אפליקציית תמונות.

מסמך נייר באנדרואיד

ב־Google Drive לחצו על סמל המצלמה בפינה הימנית התחתונה וכוונו את המצלמה למסמך. קו כחול מראה את האזור שייחתך. אחרי הצילום אפשר לחתוך, לסובב, לשנות מסנן, לנקות כתמים, להוסיף או למחוק עמודים. לחצו סיום, הזינו שם, בחרו בפורמט PDF ושמרו. אפשר לבחור גם תיקייה ב־Drive, לפי הוראות הסריקה של Google.

מסמך נייר באייפון

באפליקציית קבצים פתחו את תפריט שלוש הנקודות ובחרו סריקת מסמכים. צלמו אוטומטית או ידנית, התאימו את הפינות, הוסיפו עמודים לפי הצורך, ולבסוף בחרו מיקום ושמרו. אפשר לסרוק גם מתוך האפליקציה פתקים. מדריך הסריקה של Apple מפרט את שני המסלולים.

וורד ואקסל באייפון

אם המסמך כבר נמצא באפליקציית Word או Excel בטלפון, לחצו על קובץ בפינה הימנית העליונה, בחרו ייצוא ואז PDF.

המרה ל־PDF חינם: אפשרויות בלי לרכוש ממיר

אם המסמך שלכם כבר פתוח ב־Google Docs או ב־Google Sheets במחשב, בחרו קובץ, הורדה ואז PDF. השלבים מופיעים בהנחיות Google להורדת קבצים, וההורדה מתבצעת מאתר Google Drive.

לעבודה בתוכנה מותקנת, LibreOffice היא חבילת תוכנות שמוצעת ללא תשלום, כפי שכתוב באתר LibreOffice. פתחו את המסמך ובחרו קובץ, ייצוא בתור ואז ייצוא כ־PDF. חלון הייצוא כולל לשונית כללי עם הגדרות כמו טווח, תמונות וסימן מים, לפי מדריך הייצוא הרשמי.

לפני שבוחרים בה לעבודה קבועה, אפשר לקרוא על LibreOffice ומגבלות התאימות. בכל מסלול, השוו את התוצאה למסמך המקור, במיוחד אם העברתם אותו בין תוכנות שונות.

למסמך רגיש העדיפו את התוכנה שבה אתם כבר מורשים לעבוד. לפני העלאה לשירות המרה אונליין, בדקו אם היא נחוצה ומהי מדיניות הטיפול בקבצים של השירות.

אם צריך דווקא המרה מ־PDF ל־Word

ב־Word למחשב בחרו קובץ ואז פתיחה, בחרו את ה־PDF ולחצו פתיחה. Word מציג הודעה שהוא ימיר את הקובץ למסמך עריך, ואחרי אישור המסמך נפתח. לאחר בדיקה ותיקון, שמרו עותק בפורמט Word. הוראות Microsoft לפתיחת מסמך סרוק מתייחסות לגרסת המחשב, ומציינות שהמסמך שנוצר עשוי שלא להתאים לפריסה המקורית.

ההמרה מתאימה יותר למסמכים שרובם טקסט, כמו מסמכים עסקיים, משפטיים או מדעיים. לפי ההסבר של Microsoft על המרת PDF, עמוד שמורכב בעיקר מתרשימים או גרפיקה עלול להיכנס כתמונה, והטקסט בו לא ניתן לעריכה. טבלאות, הערות שוליים, מעקב שינויים, הערות וסימניות נמנים עם האלמנטים שעלולים לא לעבור כראוי.

אם המטרה היא שינוי בתוך הקובץ שקיבלתם, עיינו באפשרויות של עריכת PDF ומילוי טפסים לפני שתמירו את המסמך כולו. בחרו את הפעולה לפי התוצאה הנחוצה לכם.

בדיקה לפני שליחה ופתרון בעיות נפוצות

פתחו את הקובץ ששמרתם מתוך תיקיית היעד. בדקו אותו כקובץ נפרד, ולא רק דרך התצוגה המקדימה של תוכנת המקור. במסמך ארוך עברו גם לעמודי האמצע ולעמוד האחרון.

• ודאו שכל העמודים הנדרשים נמצאים ובסדר הנכון.
• בדקו שמות, סכומים ופרטי קשר מול המקור.
• הגדילו טקסט קטן ובדקו שאפשר לקרוא אותו.
• פתחו קישורים שנחוצים לנמען ובדקו שהם מגיעים ליעד שהתכוונתם אליו.
• ודאו שאתם מצרפים את העותק הסופי ושומרים את המקור לעריכה.

אם טבלת אקסל נחתכה או שהכתב קטן מדי, חזרו להגדרות העמוד ותקנו את אזור ההדפסה או את ההתאמה לרוחב. אם צילום נסרק עם קצוות חסרים, חזרו לשלב החיתוך או צלמו שוב לפני השליחה.

אם הקובץ חורג ממגבלת ההעלאה של האתר או השירות שאליו אתם שולחים, בדקו את הדרישה שמופיעה שם. לאחר מכן היעזרו בהסבר על כיווץ PDF ושמירה על איכות, ופתחו גם את העותק המכווץ כדי לבדוק שהפרטים החשובים נשארו קריאים.