חתימה מייל: איך יוצרים חתימה מקצועית בג'ימייל ובאאוטלוק

מה צריך להיות בחתימת מייל מקצועית

חתימה טובה עונה על שלוש שאלות של מי שקורא את המייל: מי אתם, מאיזה עסק, ואיך יוצרים איתכם קשר בלי לחפש. כל תוספת מעבר לזה צריכה להצדיק את המקום שלה.

המבנה הבסיסי שמתאים לרוב העסקים:

• שם מלא: בשורה הראשונה, מודגש.
• תפקיד ושם העסק: בשורה אחת, למשל "מנהלת שיווק | סטודיו נוף".
• טלפון: מספר אחד, רצוי נייד או ישיר, כטקסט רגיל שאפשר להעתיק.
• אתר: קישור לעמוד הבית או לעמוד ייעודי.
• לוגו: קטן, בצד הטקסט או מתחתיו.
• קישורים לרשתות: אחת או שתיים שבאמת פעילות, למשל לינקדאין או אינסטגרם.

אפשר להוסיף כתובת פיזית אם לקוחות מגיעים אליכם, או שורה אחת שמסבירה מה העסק עושה. עדיף לוותר על ציטוטים, על כמה מספרי טלפון ועל רשימה של שש רשתות חברתיות. חתימה ארוכה מהמייל עצמו נראית כמו פרסומת.

אחרי שהחתימה מוכנה, מוסיפים אותה בהגדרות של תוכנת המייל: בג'ימייל במחשב דרך הגדרות > הצגת כל ההגדרות > חתימה, ובאאוטלוק החדש או בדפדפן דרך הגדרות > חשבונות > חתימות. השלבים המלאים מופיעים בהמשך.

איך בונים חתימה עם לוגו וקישורים לפני שמכניסים אותה למייל

הכי נוח לכתוב את החתימה פעם אחת, לבדוק אותה, ורק אחר כך להעתיק אותה לג'ימייל או לאאוטלוק. כך הנוסח נשאר אחיד בכל החשבונות.

1. הכינו את הלוגו. קובץ תמונה קטן שמתאים להצגה לצד הטקסט. Google ממליצה ברוחב של 70 עד 100 פיקסלים לתמונה קטנה בחתימה. תמונה גדולה תכביד על המייל ותצטרכו להקטין אותה ידנית.
2. בחרו מאיפה הלוגו ייטען. בג'ימייל אפשר להעלות תמונה מהמחשב, לבחור מ-Google Drive או להזין כתובת URL של תמונה שזמינה באינטרנט. תמונה מ-Drive חייבת להיות משותפת לכל מי שיש לו את הקישור, אחרת הנמענים לא יראו אותה.
3. כתבו את הטקסט. שם, תפקיד, עסק, טלפון ואתר, כל פרט בשורה משלו או בשתי שורות מקובצות.
4. הוסיפו קישורים. סמנו מילה כמו "לאתר" או "לינקדאין" והשתמשו בכפתור הקישור בעורך החתימה. קישור על מילה נראה נקי יותר מכתובת URL ארוכה.
5. בדקו בשני מכשירים. שלחו מייל לעצמכם ופתחו אותו גם במחשב וגם בטלפון.

כשהחתימה היא חלק ממיתוג רחב יותר, למשל כמה עובדים שצריכים חתימה זהה עם לוגו, צבעים ואייקונים לרשתות, אפשר לבנות אותה בעצמכם או להיעזר במי שמטפל גם בשפה הגרפית של העסק. ברנדיני, הסוכנות שמפעילה את המגזין, מעצבת חתימות מייל כחלק מעבודת מיתוג ונכסים דיגיטליים. חתימה פשוטה של אדם אחד אפשר להכין לבד לפי השלבים כאן.

כמה כללי עיצוב שחוסכים בעיות

• גופן אחד, בגודל קרוב לגודל הטקסט של המייל.
• צבע אחד או שניים, רצוי מצבעי הלוגו.
• בלי טקסט בתוך תמונה: אם כל החתימה היא תמונה, היא לא תוצג כשתמונות חסומות, ואי אפשר להעתיק ממנה את מספר הטלפון.
• בעברית, ודאו שהטקסט מיושר מימין לשמאל ושמספרים וכתובות באנגלית לא מתהפכים.

איך מוסיפים חתימה בג'ימייל במחשב

לפי מרכז העזרה של Google, את החתימה בג'ימייל מגדירים בהגדרות של הגרסה לדפדפן:

1. פתחו את Gmail במחשב ולחצו על סמל גלגל השיניים בפינה העליונה.
2. בחרו הצגת כל ההגדרות.
3. בלשונית כללי גללו לאזור חתימה וצרו חתימה חדשה. תנו לה שם, למשל "עבודה".
4. הדביקו או הקלידו את הטקסט. השתמשו בסרגל העיצוב להדגשה, לצבע ולקישורים, ובסמל התמונה כדי להוסיף את הלוגו.
5. מתחת לתיבה בחרו איזו חתימה תופיע כברירת מחדל בהודעות חדשות ואיזו בתשובות ובהעברות.
6. גללו לתחתית העמוד ולחצו שמירת השינויים.

חתימה בג'ימייל מוגבלת ל-10,000 תווים, והתמונה נספרת בתוך המגבלה. אם מופיעה שגיאה אחרי הוספת הלוגו, הקטינו את התמונה.

כמה חתימות וכמה כתובות

אפשר ליצור כמה חתימות ולהחליף ביניהן בכל מייל דרך סמל העט בתחתית חלון הכתיבה. נניח שאתם שולחים גם הצעות מחיר וגם תשובות קצרות ללקוחות קיימים: חתימה אחת מלאה עם לוגו, ואחת קצרה עם שם וטלפון בלבד.

אם אתם שולחים מכמה כתובות דרך "שליחת דואר בתור", בוחרים את הכתובת מהתפריט הנפתח שמעל תיבת החתימה ומגדירים לכל כתובת חתימה משלה. עוד הגדרות שחוסכות זמן בג'ימייל מופיעות במדריך גימייל לעבודה: תוויות, מסננים וחיפוש.

חתימה בג'ימייל בטלפון

באפליקציית Gmail יש חתימה נפרדת לנייד. באנדרואיד פותחים את התפריט, גוללים להגדרות, בוחרים את החשבון ונכנסים לחתימה בנייד. מקלידים את הטקסט ומאשרים.

לפי Google, החתימה בנייד מופיעה רק במיילים שנשלחים מהאפליקציה. אם לא הגדרתם חתימה באפליקציה, הודעות חדשות יקבלו את החתימה שהגדרתם במחשב. בהגדרה באפליקציה מזינים טקסט בלבד, ולכן חתימה עם לוגו כדאי ליצור במחשב.

שווה להחליט מראש: להשאיר את החתימה באפליקציה ריקה כדי שתופיע החתימה המלאה מהמחשב, או לכתוב בכוונה חתימה קצרה עם שם, תפקיד וטלפון.

איך מוסיפים חתימה באאוטלוק: החדש, הקלאסי והגרסה בדפדפן

לאאוטלוק יש כמה גרסאות, והגדרות החתימה נמצאות בכל אחת במקום אחר. לפי התמיכה של Microsoft:

Outlook החדש ו-Outlook באינטרנט

1. פתחו הגדרות ובחרו חשבונות > חתימות.
2. אם יש כמה חשבונות, בחרו את החשבון שהחתימה שייכת לו.
3. לחצו הוספת חתימה, תנו לה שם והדביקו או עצבו את התוכן.
4. בחרו אם החתימה תתווסף אוטומטית להודעות חדשות ולתשובות ולהעברות, או השאירו בלי סימון והוסיפו אותה ידנית.
5. לחצו שמירה.

Outlook הקלאסי במחשב

1. פתחו הודעה חדשה ובחרו הודעה > חתימה > חתימות.
2. בחרו את חשבון המייל ולחצו חדש.
3. הקלידו את הטקסט, והוסיפו לוגו בעזרת כפתור התמונה בעורך.
4. כדי לשנות גודל, לחצו על התמונה בלחצן ימני, בחרו תמונה ועברו ללשונית גודל. השאירו את נעילת יחס הגובה-רוחב מסומנת כדי שהלוגו לא יימתח.
5. הגדירו ברירת מחדל להודעות חדשות ולתשובות, ולחצו אישור.

החתימה החדשה לא תתווסף להודעה שכבר פתוחה, ולכן בהודעה הזו מכניסים אותה ידנית. לעריכה מאוחרת יותר נכנסים דרך קובץ > אפשרויות > דואר > חתימות.

נקודה שמבלבלת משתמשים רבים: לפי Microsoft, חתימות שנוצרו באאוטלוק הקלאסי נשמרות רק במכשיר שבו נוצרו, ולכן ייתכן שלא יופיעו במחשב אחר. מי שעובד גם באאוטלוק הקלאסי וגם בגרסה בדפדפן עשוי להצטרך ליצור את החתימה בשני המקומות.

השוואה: איפה מגדירים חתימה בכל תוכנה

אם אתם עוברים בין תוכנות, העתיקו את החתימה מגרסה אחת לאחרת ובדקו שהקישורים והלוגו נשמרו. לפעמים ההעתקה מעבירה את הטקסט ומאבדת את התמונה, ואז צריך להוסיף אותה מחדש.

הלוגו לא מופיע או החתימה נראית שבורה: בדיקות לפי סדר

רוב התקלות בחתימת מייל חוזרות על עצמן. עברו על הרשימה לפי הסדר:

1. שיתוף הקובץ ב-Drive. לפי Google, תמונה מ-Drive תוצג בחתימה רק אם היא משותפת לכל מי שיש לו את הקישור. בחשבון עבודה או לימודים ייתכן שאין לכם הרשאה לשנות את זה, ואז צריך לפנות למנהל המערכת או להעלות את התמונה בדרך אחרת.
2. הקובץ נמחק. אם מחקתם את התמונה מ-Drive, היא תיעלם מהחתימה.
3. מצב טקסט פשוט. אם מעל תיבת החתימה מופיע "מצב טקסט פשוט", אי אפשר לעצב את החתימה. בטלו את המצב מתפריט האפשרויות הנוספות בחלון הכתיבה.
4. חריגה ממגבלת התווים. תמונה גדולה מדי עלולה לחרוג מ-10,000 התווים של ג'ימייל. הקטינו את הקובץ.
5. התמונה מגיעה כקובץ מצורף באאוטלוק. לפי Microsoft, בחתימה שיש בה תגיות VML חלק מהרכיבים עלולים להופיע כקבצים מצורפים במקום בתוך החתימה. נסו להוסיף את התמונה מחדש בכפתור התמונה של עורך החתימה.
6. חסימת תמונות אצל הנמען. יש תוכנות מייל שלא מציגות תמונות עד שהנמען מאשר. זו סיבה נוספת לשמור את פרטי הקשר כטקסט רגיל ולא בתוך הלוגו.

אחרי כל תיקון, שלחו מייל ניסיון לכתובת בג'ימייל ולכתובת באאוטלוק, ופתחו אותו גם בטלפון. כך תראו את החתימה כמו שהלקוחות רואים אותה.

שאלות נפוצות

באיזה גודל להעלות את הלוגו לחתימה בג'ימייל?

Google ממליצה על רוחב של 70 עד 100 פיקסלים לתמונה קטנה בחתימה. אם מופיעה שגיאה אחרי ההעלאה, הקטינו את הקובץ, כי התמונה נספרת במגבלת 10,000 התווים.

למה הלוגו בחתימה לא מופיע אצל הנמען?

הסיבה הנפוצה היא תמונה מ-Google Drive שלא משותפת לכל מי שיש לו את הקישור. סיבות נוספות: הקובץ נמחק, או שתוכנת המייל של הנמען חוסמת תמונות עד לאישור.

אפשר להוסיף לוגו לחתימה באפליקציית Gmail בטלפון?

בחתימה בנייד מזינים טקסט בלבד. כדי לשלוח חתימה עם לוגו מהאפליקציה, צרו אותה במחשב והשאירו את חתימת הנייד ריקה, כך שהאפליקציה תשתמש בחתימה מהמחשב.

למה החתימה מאאוטלוק לא מופיעה במחשב אחר?

חתימות שנוצרו באאוטלוק הקלאסי נשמרות רק במכשיר שבו נוצרו. במקרה כזה יוצרים את החתימה מחדש במכשיר השני או בגרסת הדפדפן.