פגישה בזום: איך מזמנים, מתחברים ומנהלים

איך מתחילים לעבוד עם זום: שלושה צעדים

צריך שלושה דברים: אפליקציה או דפדפן, חשבון (רק אם אתם מארחים) ובדיקה קצרה של השמע. כדי להצטרף לפגישה של מישהו אחר לא צריך חשבון בכלל. מספיקים קישור, או מזהה פגישה (Meeting ID) וסיסמה (Passcode).

1. מתקינים. מורידים את אפליקציית Zoom Workplace ממרכז ההורדות הרשמי. אפשר גם להשתמש באפליקציית הרשת של זום בכתובת app.zoom.us.
2. פותחים חשבון. במסך הפתיחה של האפליקציה יש שלוש אפשרויות: Sign in (התחברות), Join a meeting (הצטרפות לפגישה) ו-Sign up (פתיחת חשבון Basic חינמי).
3. בודקים שמע ווידאו. נכנסים לפגישת הניסיון של זום בכתובת zoom.us/test ומוודאים שהמצלמה, הרמקול והמיקרופון עובדים.

בחשבון החינמי אפשר לקיים פגישות של עד 40 דקות עם עד 100 משתתפים, כולל שיתוף מסך וחדרי עבודה (Breakout Rooms). לפגישות ארוכות יותר יש תוכניות בתשלום, שמפורטות בהמשך. מתלבטים בין הכלים? השוואה בין גוגל מיט לזום

זום להורדה למחשב ולטלפון, ומה אפשר לעשות בלי התקנה

ההורדה הרשמית נמצאת ב-zoom.us/download. האפליקציה למחשב זמינה ל-Windows, ל-macOS ול-Linux. בטלפון מורידים את Zoom Workplace מ-App Store או מ-Google Play. עדיף להוריד רק מהמקורות האלה, כי באתרי הורדות כלליים אפשר לקבל גרסה ישנה או קובץ התקנה ששונה.

אם אין לכם הרשאה להתקין תוכנות, למשל במחשב של מקום העבודה, יש שתי חלופות:

• הצטרפות מהדפדפן: בדף ההצטרפות מופיע הקישור join from your browser, אבל רק אם המארח הפעיל את האפשרות. הדפדפן יבקש הרשאה למיקרופון ולמצלמה, ואחר כך תזינו שם.
• הצטרפות בטלפון: מחייגים למספר שבהזמנה ומקישים את מזהה הפגישה והסיסמה. זה שימושי כשהאינטרנט חלש ואתם רק צריכים לשמוע ולדבר.

אם פתחתם חשבון, שמרו את הסיסמה שלו במנהל סיסמאות ולא בקובץ פתוח במחשב. איך עושים את זה מוסבר במדריך ניהול סיסמאות בשבעה צעדים.

זום כניסה: איך מצטרפים לפגישה

יש כמה דרכים להיכנס, ולכל אחת מצב שהיא מתאימה לו:

1. מהקישור בהזמנה: לוחצים על הקישור שקיבלתם במייל, ביומן או בהודעה. הדפדפן מציע לפתוח את אפליקציית זום. מאשרים, ואם צריך מזינים שם.
2. עם מזהה פגישה: פותחים את האפליקציה, לוחצים Join ומזינים את ה-Meeting ID ואת הסיסמה. אפשר גם להיכנס לכתובת join.zoom.us ולהזין שם את המזהה.
3. מהיומן באפליקציה: אם אתם מחוברים לחשבון, הפגישות של היום מופיעות בלשונית Home, והפגישות הבאות בלשונית Meetings או Calendar. לוחצים Join ליד הפגישה.

אם אחרי הכניסה מופיעה הודעה שאתם ממתינים, המארח הפעיל חדר המתנה (Waiting Room) ומכניס את המשתתפים בעצמו. אין צורך לצאת ולהיכנס שוב, רק לחכות לאישור.

לפני הכניסה עצמה מופיע מסך תצוגה מקדימה, ושם אפשר לכבות מראש את המצלמה או את המיקרופון. כך רעש מהבית לא נשמע לכולם ברגע שאתם נכנסים.

זום משרד החינוך: כניסה לעובדי הוראה

משרד החינוך מעמיד לרשות עובדי ההוראה חשבון זום ארגוני בכתובת edu-il.zoom.us. לפי דף הכניסה, החשבון מאפשר פגישות ללא מגבלת זמן ועם עד 500 משתתפים, ואפשר להשתמש בו בלי התקנה. ההתחברות נעשית בפרטי ההזדהות של משרד החינוך, בנפרד מחשבון זום פרטי.

כניסה מהדפדפן

נכנסים לכתובת edu-il.zoom.us. בדף יש שלושה כפתורים: הצטרפות לפגישה, יצירת פגישה חדשה והגדרות משתמש. שני האחרונים מיועדים לעובדי הוראה בלבד, ומעבירים להזדהות. אחרי ההזדהות אפשר לפתוח פגישה מיידית או לתזמן שיעור.

כניסה מהאפליקציה

1. פותחים את אפליקציית זום ובמסך ההתחברות בוחרים Sign in with SSO.
2. בשדה הדומיין של הארגון מקלידים edu-il, כלומר החלק שלפני zoom.us בכתובת של המשרד, ולוחצים Continue.
3. האפליקציה מעבירה אתכם לעמוד ההזדהות של משרד החינוך. אחרי ההזדהות חוזרים לאפליקציה כשאתם מחוברים.

תלמידים לא יוצרים פגישות. הם נכנסים לשיעור דרך הקישור ששלח המורה. אם התלמיד מתבקש להזדהות ואין לו את הפרטים, כדאי לפנות קודם למחנך הכיתה.

מי שנתקע בכניסה לחשבון הזום של משרד החינוך יכול לפתוח את המדריך על איפוס סיסמאות משרד החינוך.

פתיחת פגישה, תזמון ובחירת תוכנית

כדי לפתוח פגישה מיידית לוחצים New meeting בלשונית Home, ואחר כך משתפים את הקישור דרך Invite. כדי לתזמן פגישה מראש לוחצים Schedule או נכנסים ללשונית Calendar, קובעים תאריך, שעה ומשך ושולחים הזמנה. אפשר לחבר יומן של Google, של Microsoft 365 או של Exchange, וכך הפגישות יופיעו גם שם.

שלוש הגדרות שכדאי לבדוק כשמתזמנים פגישה:

• סיסמה (Passcode): מגינה מפני כניסה של מי שלא הוזמן. אפשר להגדיר אותה לפגישה אחת או לכל הפגישות בחשבון.
• חדר המתנה: אתם מחליטים מי נכנס ומתי. זה שימושי במיוחד בפגישות עם לקוחות ובשיעורים.
• הרשאות שיתוף מסך: קובעים מראש אם רק המארח משתף או כל המשתתפים. הפירוט בסעיף הבא.

המחירים בטבלה נלקחו מעמוד התמחור של זום והם בדולרים, נכון לבדיקה שלנו. הם משתנים, ולכן כדאי לבדוק אותם שוב לפני רכישה.

נניח שאתם צוות של שלושה אנשים עם פגישה שבועית של שעה. בחשבון חינמי תגיעו למגבלה אחרי 40 דקות. במקרה כזה מספיק שמי שמארח את הפגישות ישדרג ל-Pro, ושאר המשתתפים יכולים להצטרף מחשבון חינמי או בלי חשבון. כדאי להשוות גם עם המסלול החינמי של Webex.

שיתוף מסך בזום: איך משתפים ואיך שולטים בו

בשיתוף מסך קל לטעות: משתפים את החלון הלא נכון, או מציגים סרטון שנתקע. כך עושים את זה מסודר:

1. לוחצים על Share בסרגל הכלים של הפגישה.
2. בוחרים מה לשתף: מסך שלם או חלון של תוכנה אחת. עדיף לשתף חלון אחד, כי אז הודעות קופצות ולשוניות אחרות לא נחשפות.
3. אם אתם מציגים סרטון, מסמנים Optimize for video sharing. כדי שהמשתתפים ישמעו גם את הקול מהמחשב, מסמנים באותו חלון את האפשרות לשתף צליל.
4. לוחצים Share. כדי להפסיק, לוחצים Stop Share בסרגל שבראש המסך.

לפי זום, כדי להציג וידאו HD במסך מלא עם האופטימיזציה צריך לפחות 1.5Mbps בהעלאה ובהורדה. כשמשתפים מסמך או מצגת כדאי לכבות את האפשרות, כי היא מעוותת טקסט ותמונות סטטיות. אם הסרטון שמור במחשב, זום ממליצה לשתף אותו בכלי שיתוף הווידאו המובנה ולא בשיתוף מסך, כי הוא מעמיס פחות על המעבד ונותן איכות טובה יותר.

שליטה של המארח בשיתוף

באפליקציה למחשב לוחצים על החץ שליד Share ובוחרים Host tools for share (באפליקציית הרשת: Advanced Sharing Options). שם קובעים אם משתתף אחד משתף בכל פעם או כמה במקביל, מי רשאי לשתף (רק המארח או כולם) ומי יכול להתחיל שיתוף כשמישהו אחר כבר משתף. בטלפון נכנסים ל-More, אחר כך Host tools, ומפעילים או מכבים את Share screen.

שינויים שעושים בזמן הפגישה חלים רק עליה. כדי שיחולו על כל הפגישות, משנים אותם בדף ההגדרות של החשבון באתר של זום.

הגדרות שמונעות תקלות שמע ווידאו

הרבה תקלות בפגישות נובעות מהתקן שמע או וידאו לא נכון שנבחר. עברו על הבדיקות האלה פעם אחת, לפני הפגישה החשובה הראשונה:

1. בדיקת רמקול ומיקרופון: באפליקציה נכנסים ל-Settings ובוחרים בלשונית Audio. לוחצים Test speaker כדי לשמוע צליל ניסיון, ו-Test microphone כדי לבדוק את המיקרופון. אם מד העוצמה לא זז כשאתם מדברים, בחרו מיקרופון אחר מהרשימה.
2. החלפת התקן בזמן הפגישה: לוחצים על החץ שליד כפתור Mute ובוחרים רמקול או מיקרופון אחר. כך פותרים את הבעיה כשאוזניות Bluetooth מתחברות או מתנתקות באמצע.
3. סינון רעשי רקע: באותה לשונית בוחרים את רמת הסינון. Auto היא ברירת המחדל ומתאימה את עצמה לרעש. Low מסננת מעט ומתאימה כשמשמיעים מוזיקה. Medium מיועדת לרעשים כמו מאוורר או הקלדה. High מסננת הכי חזק, כולל דיבור ברקע, אבל עלולה להעמיס על המעבד.
4. ביטול הד: ביטול ההד פועל כברירת מחדל. אפשר לוותר עליו במצב Original sound for musicians, כשמנגנים או מקליטים עם אוזניות. בפגישה רגילה אין סיבה לגעת בו.

אם התקלה חוזרת, היכנסו שוב ל-zoom.us/test. פגישת הניסיון בודקת גם את חיבור האינטרנט, וכך אפשר להבין אם הבעיה במחשב או ברשת.

שאלות נפוצות

האם זום בחינם?

כן. חשבון Basic חינמי ומאפשר פגישות של עד 40 דקות עם עד 100 משתתפים, כולל שיתוף מסך וחדרי עבודה. לפגישות ארוכות יותר צריך תוכנית בתשלום, למשל Pro.

אפשר להצטרף לפגישת זום בלי להוריד תוכנה?

כן, אם המארח הפעיל הצטרפות מהדפדפן. אפשר גם להיכנס ל-join.zoom.us ולהזין את מזהה הפגישה, או לחייג למספר הטלפון שבהזמנה.

איך נכנסים לזום של משרד החינוך?

עובדי הוראה נכנסים לכתובת edu-il.zoom.us ומזדהים, או בוחרים באפליקציה Sign in with SSO ומקלידים edu-il. תלמידים מצטרפים מהקישור שהמורה שולח.

שיניתי הרשאות שיתוף מסך בזמן הפגישה. הן יישמרו לפגישה הבאה?

לא. שינויים שעושים בזמן פגישה חלים רק עליה. כדי לשנות את ברירת המחדל לכל הפגישות, משנים את ההגדרה בדף ההגדרות של החשבון באתר של זום.

איך בודקים מיקרופון לפני פגישת זום?

נכנסים ל-zoom.us/test, או באפליקציה פותחים Settings, בוחרים בלשונית Audio ולוחצים Test microphone ו-Test speaker.