תוכנה לניהול עובדים: ההבדל בין נוכחות, משימות ומשאבי אנוש

מהי תוכנה לניהול עובדים ואילו צרכים היא מכסה

תוכנה לניהול עובדים היא שם כולל למערכות שמרכזות מידע ותהליכי עבודה הקשורים לצוות. תחת הכותרת הזאת תמצאו כלים לנוכחות ולמשמרות, מערכות לניהול משימות וכלים למסמכים, הדרכה ובקשות חופשה. היכולות של מוצר מסוים תלויות במערכת ובחבילה שתבחרו.

ההבחנה המעשית היא בין השאלות שאתם רוצים לפתור. כדי לדעת מי עובד ומתי, חפשו נוכחות ושיבוץ. כדי לדעת מי אחראי לתוצאה ומתי היא צריכה להיות מוכנה, חפשו ניהול משימות. כדי לרכז מסמכים ותהליכים הקשורים לעובד, חפשו יכולות משאבי אנוש. להרחבה על תכנון עבודה ובחירת כלי, קראו את המדריך לניהול פרויקטים בצוות.

למשל, Connecteam מתארת במרכז העזרה שלה אזור תפעולי הכולל שעון נוכחות, סידור עבודה, טפסים ומשימות. בתיעוד ההקמה שלה מופיעים גם מסמכי עובדים וחומרי הדרכה. אלה דוגמאות להיקף האפשרי של מערכת אחת, ואין להניח שכל תוכנה כוללת אותן. ראו את תיעוד כלי התפעול ואת תיעוד המסמכים וההדרכה.

מתי מספיק לוח משימות ומתי נדרש ניהול עובדים

אם הקושי העיקרי שלכם הוא משימות שנשכחות או אחריות שאינה ברורה, התחילו בבחינת כלי לניהול משימות. בתיעוד Asana, למשל, משימה יכולה לכלול אחראי ומועד יעד. המבנה הזה מתאים למעקב אחר עבודה שצריכה להסתיים, כפי שמוסבר במדריך הרשמי להקצאת משימות.

אם זה הצורך שלכם, תוכלו להיעזר גם במדריך להקמת לוח משימות לצוות קטן. בזמן הבחירה, בקשו לראות כיצד עובדים מעדכנים התקדמות וכיצד מנהל מזהה עבודה שממתינה לטיפול.

כאשר צריך לנהל משמרות ושעות בפועל, בדקו את התהליך מתחילת השיבוץ ועד הפקת דוח הנוכחות. כאשר הצורך הוא בקשות חופשה, בדקו בנפרד הגשה, אישור ויתרות. בתיעוד BambooHR, למשל, בקשת חופשה והיסטוריית השינויים ביתרה הן מושגים נפרדים; בקשה שאושרה נרשמת בהיסטוריה. ראו את ההסבר הרשמי על ניהול חופשות.

אם אתם מחפשים גם ניהול לקוחות או תהליכים כספיים, הרחיבו את האפיון בעזרת ההסבר על תוכנה לניהול עסק והמודולים שלה. רשמו אילו פעולות שייכות לניהול העובדים ואילו שייכות לתחומים אחרים, כדי לבחון את החיבורים ביניהן.

מה מופיע בתיעוד של מערכות כאלה: נוכחות, משמרות, טפסים ומסמכים

התיאורים הבאים לקוחים מהתיעוד הרשמי של Connecteam ושל BambooHR. הם מדגימים מה אפשר לצפות למצוא, וכל ספק אחר עשוי להגדיר את היכולות אחרת.

שעון נוכחות

לפי התיעוד של Connecteam, עובדים מדווחים כניסה ויציאה מהנייד או מהמחשב, ואפשר לצרף לדיווח פרטים כמו פרויקט, ציוד או קילומטראז'. מנהלים יכולים לעקוב אחר הפעילות, לערוך דפי נוכחות ולייצא נתונים. בתיעוד ההקמה מצוין שמנהלים מתקנים דפי נוכחות ומוסיפים הערה לכל משמרת.

סידור עבודה

כלי השיבוץ שמתואר בתיעוד מאפשר לבנות משמרות או עבודות, לשייך אותן לעובדים ולנהל אותן, כולל תבניות, עריכה קבוצתית והתראות על שעות נוספות. כשבוחנים כלי כזה, בדקו מה קורה כשמשנים משמרת שכבר פורסמה.

טפסים ומשימות

עובדים ממלאים באפליקציה דוחות, רשימות תיוג ובקשות, ומנהלים מאשרים הגשות ושולחים תזכורות. משימות חד־פעמיות או חוזרות אפשר להקצות למשתמשים מסוימים, עם תזכורות, תגיות והרשאות.

מסמכים והדרכה

לפי התיעוד, לשונית המסמכים מרכזת טפסי חברה כמו טפסי מס וטפסי קליטה, והעובד יכול לצפות בקבצים שלו ולהגיש אותם מחדש באפליקציה. אפשר גם לבנות קורסי הדרכה דיגיטליים, מסמכים לקריאה וחתימה ובסיסי ידע.

חופשות

ב־BambooHR בקשות הן פניות של עובדים לצאת לחופשה, וההיסטוריה היא יומן של כל אירוע שמשפיע על יתרת החופשה. בקשה נרשמת בהיסטוריה רק לאחר אישורה, ולכן כדאי לבדוק איך המערכת שבה אתם בוחרים מציגה בקשות שממתינות לאישור.

מה מערכת נוכחות לא מספרת על ביצוע העבודה

דיווח שעות וסימון משימה כהושלמה מתעדים דברים שונים. הראשון מתייחס לזמן שדווח; השני מתייחס למצב המשימה. לצורך הערכת ביצוע, הגדירו גם מה נחשב תוצר מוכן ומי בודק אותו.

נניח שאתם מנהלים עסק להתקנות. העובד שובץ לביקור אצל לקוח ודיווח על תחילת העבודה, אבל חסר חלק להשלמת ההתקנה. בתרחיש הזה תרצו לראות בנפרד את שעות העבודה ואת העובדה שההתקנה ממתינה לחלק. בקשו מהספק להדגים מצב כזה במקום להסתפק במסך שמציג מי נמצא במשמרת.

גם העברת שעות לשכר דורשת בדיקה נפרדת. בתיעוד Connecteam מתואר יצוא של דוחות נוכחות לתוכנת שכר, כולל קובץ Excel מוכן לשכר. לפני רכישה, בקשו מהאחראי לשכר אצלכם לבדוק קובץ לדוגמה: אילו שדות עוברים, מה צריך לתקן והאם נדרשת הזנה חוזרת. יצוא נתונים אינו כולל בהכרח את תהליך חישוב השכר שאתם צריכים. אפשר לראות השוואת שיקלולית וחילן לעסק לפני שבוחרים.

מה לבקש בהדגמה לפני שמתחייבים

הגיעו להדגמה עם תהליך מהעסק שלכם ועם תוצאה רצויה. למשל: עובד מגיש בקשה, מנהל מטפל בה והעובד רואה את ההחלטה. בקשו לבצע את התהליך גם מצד העובד, במכשיר שבו הוא צפוי להשתמש.

• בדקו עברית בפועל: הזנת שמות, כתיבת הערות, חיפוש והפקת דוחות. בקשו לראות גם מסמכים שיוצאים מהמערכת.
• בקשו להיכנס בתפקידי עובד ומנהל, ולראות איזה מידע כל תפקיד יכול לקרוא ולשנות.
• בדקו כיצד מתקנים דיווח שגוי, מי מאשר את התיקון וכיצד אפשר לברר מה השתנה.
• בקשו להפיק קובץ יצוא ולפתוח אותו מחוץ למערכת. הגדירו מראש איזה מידע תצטרכו לשמור אם תעברו לספק אחר.
• בקשו הצעת מחיר שמתייחסת להרכב הצוות וליכולות שבחרתם, וכוללת הסבר על הקמה, הדרכה, חיבורים ותנאי ביטול.

אם מוצעת יכולת מיקום, בקשו הסבר מדויק על פעולתה ועל האפשרות לכבות אותה. Connecteam מתארת גם מיקום בעת דיווח כניסה ויציאה וגם מעקב מיקום במהלך יום העבודה. אלה שימושים שונים; הגדירו איזה מידע דרוש לתהליך שלכם, מי יראה אותו ומתי ייאסף.

לפני הרחבה לכל העסק, הפעילו ניסיון מצומצם עם תהליך מוגדר. קבעו מראש מה ייחשב הצלחה: העובדים מצליחים לבצע את הפעולה, המנהל מקבל את המידע הנדרש והדוח מתאים להמשך העבודה. אם עדיין צריך להעתיק את אותו מידע ידנית, בררו מה חסר לפני ההתחייבות.

לפני שמזמינים הדגמות, אפשר להיעזר גם במדריך איך לבחור תוכנה לעסק לפי המשימות, התקציב והמידע.