גוגל שיטס למתחילים: יצירת גיליון, שיתוף ונוסחאות חשובות לעסק

איך מתחילים לעבוד בגוגל שיטס

Google Sheets (בעברית קוראים לו גם גוגל שיטס או גיליון גוגל) הוא גיליון אלקטרוני שרץ בדפדפן ובאפליקציה לנייד. הוא דומה ל-Excel: יש בו טבלה של שורות וטורים, נוסחאות, גרפים וסינון, אבל הקובץ נשמר בענן ואפשר לעבוד עליו יחד עם אחרים בזמן אמת. כדי לשמור ולשתף את הקבצים, כדאי להכיר את שיתוף הרשאות בגוגל דרייב.

כדי להתחיל צריך חשבון Google. אם עדיין אין לכם, במגזין יש מדריך לפתיחת חשבון Gmail צעד אחר צעד. אחרי ההתחברות:

1. היכנסו ל-Google Drive ולחצו על חדש ואז Google Sheets. אפשר גם להקליד בשורת הכתובת sheets.new.
2. תנו לגיליון שם ברור בפינה העליונה, למשל "הכנסות 2026". הקובץ נשמר אוטומטית, ואין כפתור שמירה.
3. הקלידו כותרות בשורה הראשונה (תאריך, לקוח, סכום וכן הלאה), והנתונים יבואו מתחתיהן.

השימוש חינמי בחשבון פרטי. קובצי Sheets שנוצרו או נערכו מאז 1 ביוני 2021 נספרים בנפח האחסון של החשבון, שכולל עד 15GB המשותפים ל-Gmail,‏ Drive ו-Google Photos. גיליון בודד יכול להכיל עד 20 מיליון תאים או 100MB, כך שלרוב העסקים הקטנים הגבול הזה לא יפריע. גם מסמכים כתובים נשמרים באותו מקום, ואפשר לקרוא על מעבד התמלילים Google Docs.

המבנה של גיליון גוגל: תאים, טווחים ולשוניות

לפני שכותבים נוסחאות כדאי להכיר את המושגים, כי כל נוסחה נשענת עליהם.

• תא: מקום אחד בטבלה, שמזוהה לפי אות הטור ומספר השורה. B3 הוא התא בטור B בשורה 3.
• טווח: קבוצת תאים רציפה. B2:B50 הוא כל התאים בטור B משורה 2 עד שורה 50, ו-A:A הוא טור A כולו.
• לשונית (Sheet): כל קובץ יכול להכיל כמה גיליונות, שמופיעים כלשוניות בתחתית המסך. נוח להפריד, למשל, בין "הזמנות" לבין "מחירון".
• שורת הנוסחאות: השדה מעל הטבלה שמציג את תוכן התא הנבחר, כולל הנוסחה שמאחורי התוצאה.

כל נוסחה מתחילה בסימן =. כשמעתיקים נוסחה לתא אחר, ההפניות זזות איתה. כדי לנעול הפניה לתא קבוע (למשל תא שמחזיק אחוז עמלה) מוסיפים סימן דולר: ‎$E$1. לחיצה על F4 בזמן עריכת ההפניה מוסיפה את הסימנים אוטומטית.

שני כלים שימושיים כבר מהיום הראשון: הקפאת שורת הכותרות (תצוגה ← הקפאה ← שורה אחת), כדי שהכותרות יישארו גלויות בגלילה, ומסנן (נתונים ← יצירת מסנן), שמאפשר למיין ולהסתיר שורות לפי ערך.

שיתוף גיליון: מי רואה, מי מגיב ומי עורך

השיתוף הוא היתרון הגדול של גוגל שיטס על פני קובץ שנשלח במייל. לוחצים על שיתוף בפינה העליונה, מוסיפים כתובות מייל ובוחרים לכל אחד הרשאה.

בתחתית חלון השיתוף נמצאת ההגדרה גישה כללית. במצב "מוגבלת" רק מי שהוספתם במפורש יכול לפתוח את הקובץ. במצב "כל מי שיש לו את הקישור" כל מי שמחזיק בקישור נכנס בלי להתחבר, ולכן לא כדאי לבחור בו לגיליון שיש בו פרטי לקוחות או נתונים כספיים.

עוד כמה דברים שכדאי להכיר:

• בהגדרות המתקדמות (סמל גלגל השיניים בחלון השיתוף) אפשר למנוע מעורכים לשתף הלאה, ולמנוע מצופים וממגיבים להוריד, להדפיס או להעתיק.
• הרשאה שניתנה לתיקייה חלה על כל הקבצים שבתוכה. אי אפשר לתת למישהו על קובץ אחד פחות גישה ממה שיש לו על התיקייה, ולכן קבצים רגישים עדיף לשים בתת-תיקייה עם גישה מוגבלת.
• אפשר לשתף קובץ עם עד 600 כתובות מייל, ועד 100 לשוניות דפדפן או מכשירים יכולים לערוך אותו בו-זמנית.
• תאריך תפוגה להרשאה זמין רק בחשבונות עבודה או לימודים שעומדים בדרישות.

נוסחאות בסיס שכל מתחיל צריך

כמה נוסחאות פשוטות מכסות את רוב החישובים היומיומיים. בדוגמאות נניח שבטור C יש סכומי הזמנות משורה 2 עד 100.

• SUM: סכום. ‎=SUM(C2:C100) מחברת את כל ההזמנות.
• AVERAGE: ממוצע. ‎=AVERAGE(C2:C100) מחזירה את הסכום הממוצע להזמנה.
• COUNT ו-COUNTA: הראשונה סופרת תאים עם מספרים, והשנייה סופרת כל תא שאינו ריק. נוח לספור כמה הזמנות נרשמו.
• MAX ו-MIN: הערך הגבוה והנמוך בטווח.
• IF: תנאי. התחביר הוא IF(תנאי, ערך_אם_נכון, ערך_אם_לא). למשל ‎=IF(C2>=1000,"לקוח גדול","רגיל").

שתי פונקציות נוספות חוסכות זמן: ROUND מעגלת מספר למספר הספרות שתבחרו (‎=ROUND(C2*1.18,2)), ו-TODAY מחזירה את תאריך היום ומתעדכנת אוטומטית, כך שאפשר לחשב כמה ימים עברו מתאריך מסוים.

כשמסמנים טווח של מספרים, בפינה התחתונה של המסך מופיע סכום מהיר בלי לכתוב נוסחה. זה שימושי לבדיקה מהירה לפני שבונים חישוב קבוע.

נוסחאות גוגל שיטס חשובות לעסק קטן

כשהגיליון מתחיל לשמש לניהול אמיתי של הזמנות, לקוחות או הוצאות, אלה הנוסחאות שמשתלמות במיוחד. התחביר לקוח מרשימת הפונקציות הרשמית של Google. לניהול חשבונות מסודר כדאי לקרוא איך בוחרים תוכנת הנהלת חשבונות לעסק.

XLOOKUP או VLOOKUP

שתיהן מחפשות ערך ומחזירות ערך מתאים. ב-XLOOKUP בוחרים טור חיפוש וטור תוצאה בנפרד, כך שהתוצאה יכולה להופיע גם משמאל לטור החיפוש. ההתאמה המדויקת היא ברירת המחדל, ואפשר להגדיר בתוך הנוסחה מה יוצג כשאין התאמה. ב-VLOOKUP צריך לספור את מספר הטור בטווח, ולהקפיד לכתוב FALSE בפרמטר האחרון כדי לקבל התאמה מדויקת.

דוגמה: ‎=XLOOKUP(A2,'מחירון'!A:A,'מחירון'!C:C,"לא נמצא") מחפשת את המק"ט שבתא A2 בלשונית "מחירון" ומחזירה את המחיר מטור C.

דוגמה: גיליון מעקב הכנסות בחמישה צעדים

נניח שאתם מנהלים סטודיו קטן ורוצים לדעת כמה כסף נכנס מכל לקוח ומה עדיין פתוח. כך אפשר לבנות את זה בקובץ אחד: אם אתם מעדיפים לנהל משימות ופרויקטים, אפשר לקרוא על מסדי נתונים ותבניות ב-Notion.

1. כותרות: בלשונית "הכנסות", בשורה 1, כתבו תאריך (A), לקוח (B), סכום (C), סטטוס (D). הקפיאו את השורה.
2. רשימה נפתחת לסטטוס: סמנו את טור D, בחרו נתונים ← אימות נתונים, והגדירו רשימה עם הערכים "שולם" ו"לא שולם". כך לא ייכנסו וריאציות כמו "שולמה" או "כן" שישברו את הנוסחאות.
3. סיכום לפי לקוח: בלשונית חדשה כתבו בתא A2 ‎=UNIQUE('הכנסות'!B2:B) כדי לקבל את רשימת הלקוחות, ובתא B2 ‎=SUMIF('הכנסות'!B:B,A2,'הכנסות'!C:C), ואז גררו את הנוסחה למטה.
4. כסף פתוח: בלשונית "הכנסות", ‎=SUMIF(D:D,"לא שולם",C:C) מחזירה את הסכום שעדיין לא נגבה, ו-‎=COUNTIF(D:D,"לא שולם") את מספר החשבונות הפתוחים.
5. סימון בצבע: עיצוב ← עיצוב מותנה, והגדירו שתא שמופיע בו "לא שולם" ייצבע באדום. כך רואים במבט אחד מה דורש טיפול.

אם הנתונים מגיעים מלקוחות, למשל דרך טופס הזמנה או הרשמה, אפשר לחבר טופס שמזין את הגיליון אוטומטית. ההסבר המלא נמצא במדריך לגוגל פורמס ואיסוף תשובות לגיליון.

טעויות נפוצות וגיבוי באמצעות היסטוריית גרסאות

רוב התקלות בגיליונות של עסקים קטנים חוזרות על עצמן. אלה הבולטות:

• מספרים שנשמרו כטקסט: סכום שהודבק עם סימן ₪ או רווח לא תמיד נספר ב-SUM. בחרו את הטור והגדירו עיצוב ← מספר ← מטבע, במקום להקליד את הסימן ידנית.
• כתיב לא אחיד: "דני כהן" ו"דני כהן " עם רווח בסוף נחשבים לשני לקוחות שונים ב-SUMIF וב-UNIQUE. רשימות נפתחות ו-TRIM פותרות את רוב המקרים.
• שורות ריקות באמצע הטבלה: הן שוברות מיון וסינון. השאירו את הנתונים רציפים, ושימו סיכומים בלשונית נפרדת.
• קישור פתוח לכולם: גיליון עם טלפונים או סכומים שמשותף במצב "כל מי שיש לו את הקישור" יכול להגיע לאנשים שלא התכוונתם אליהם. עדיף לשתף לפי כתובת מייל. גם חשבון Google מוגן היטב חשוב כאן, ואפשר להיעזר במדריך ליצירת סיסמה חזקה.

איך משחזרים גרסה קודמת

אם מישהו מחק עמודה או דרס נוסחאות, אין צורך בגיבוי ידני. לחצו על עריכה אחרונה בחלק העליון של הגיליון, ותיפתח היסטוריית הגרסאות. שם רואים מי שינה מה ומתי, בוחרים גרסה ולוחצים שחזור הגרסה הזו. כדי לצפות בהיסטוריה צריך הרשאת עריכה.

בגיליונות, שחזור מוחק את היסטוריית השינויים ברמת התא שנעשו לפני השחזור. אם חשוב לכם לשמור אותה, צרו עותק של הגרסה הישנה במקום לשחזר. לפני שינוי גדול, למשל סגירת שנה, כדאי לתת לגרסה הנוכחית שם: בהיסטוריית הגרסאות לוחצים על סמל שלוש הנקודות ליד הגרסה ובוחרים במתן שם. אפשר לשמור עד 15 גרסאות עם שם בכל גיליון.

שאלות נפוצות

האם גוגל שיטס חינמי?

כן, בחשבון Google פרטי השימוש חינמי. הגבול המעשי הוא נפח האחסון של החשבון, עד 15GB המשותפים ל-Gmail,‏ Drive ו-Photos, ואפשר להרחיב אותו במנוי Google One.

אפשר לפתוח קובץ Excel בגוגל שיטס?

כן. מעלים את הקובץ ל-Drive, פותחים אותו ב-Google Sheets ואפשר לשמור אותו כגיליון גוגל. בהמרה מ-Excel נמחקים תאים שיש בהם יותר מ-50,000 תווים.

איך נותנים לרואה חשבון לראות את הגיליון בלי שיוכל להוריד אותו?

משתפים אותו כצופה לפי כתובת המייל, ואז בהגדרות המתקדמות של חלון השיתוף מבטלים את האפשרות של צופים ומגיבים להוריד, להדפיס ולהעתיק.

כמה שורות אפשר לשים בגיליון גוגל?

המגבלה נמדדת בתאים: עד 20 מיליון תאים או 100MB לקובץ. מספר השורות האפשרי תלוי בכמות הטורים שאתם משתמשים בהם.

למה הנוסחה מחזירה ‎#N/A?

ברוב המקרים XLOOKUP או VLOOKUP לא מצאו את הערך שחיפשו, למשל בגלל רווח מיותר או כתיב שונה. אפשר לנקות את הנתונים עם TRIM, או לעטוף את הנוסחה ב-IFERROR כדי להציג ערך חלופי.