טימס: איך מצטרפים לפגישה ובוחרים גרסה לעבודה

מה זה טימס ומה אפשר לעשות בה

טימס, Microsoft Teams, היא מערכת תקשורת ועבודה משותפת של מיקרוסופט. יש בה הודעות (צ'אט), שיחות קול ווידאו, פגישות מקוונות ושיתוף מסך. בגרסאות הארגוניות יש גם צוותים וערוצים שמרכזים שיחות וקבצים. לפי תיאור השירות של מיקרוסופט, התכונות הזמינות משתנות לפי המנוי והרישיון, ומנהל המערכת בארגון קובע חלק מההגדרות.

אם קיבלתם הזמנה לראיון עבודה, להדרכה או לפגישת לקוח, התחילו מקישור ההצטרפות שבהזמנה. במחשב אפשר בדרך כלל להיכנס דרך הדפדפן בלי לפתוח חשבון ובלי להתקין את היישום. יש ארגונים שחוסמים כניסה בלי הזדהות, ואז תתבקשו לאמת את כתובת הדואר שלכם בקוד חד־פעמי או להיכנס בחשבון מיקרוסופט. אם ההזמנה הגיעה ממערכת אחרת, תוכלו לקרוא איך להצטרף לפגישה ב־Webex.

אם אתם מחפשים מערכת לעבודה שוטפת, בררו קודם מה אתם צריכים: רק לארח שיחות וידאו, או גם לשמור מסמכים ולרכז את ההתכתבויות של הצוות. לפגישות בלבד יש גרסה חינמית ומסלול Teams Essentials. לעבודה צוותית עם אחסון קבצים יש חבילות Microsoft 365 לעסקים שכוללות את טימס, ויש גם חבילות שנמכרות בלעדיה. אם אתם עדיין מתלבטים בין כלים, אפשר לקרוא את ההשוואה גוגל מיט או זום.

לפני פגישה חד־פעמית בדקו שהקישור נפתח, שהקול עובד ושהשם המוצג ברור. צוות שמתחיל לעבוד בטימס צריך גם להחליט איפה מפרסמים עדכונים ואיפה שומרים מסמכים, כדי שהעבודה לא תתפזר בין התכתבויות שונות.

איך מצטרפים לפגישה בלי להתקין תוכנה

במחשב אפשר להצטרף לפגישת טימס דרך Microsoft Edge או Google Chrome בלי להתקין את היישום, לפי הוראות ההצטרפות של מיקרוסופט. במסך שנפתח בוחרים להמשיך בדפדפן ומאשרים גישה למיקרופון ולמצלמה. אחרי האישור אפשר עדיין לכבות אותם מתוך הפגישה.

1. פתחו את ההזמנה המקורית ולחצו על קישור ההצטרפות לפגישה.
2. בחרו להמשיך בדפדפן, אם האפשרות מופיעה, והזינו שם שהמארגן יזהה.
3. בדקו את מצב המיקרופון והמצלמה במסך שלפני הכניסה.
4. אם הפגישה דורשת הזדהות, הזינו את כתובת הדואר שלכם. אם אין לכם חשבון מיקרוסופט, בחרו לשלוח קוד והזינו את הקוד החד־פעמי שהגיע לדואר.
5. לחצו על הצטרפות והמתינו לאישור אם הועברתם לחדר ההמתנה.

משתתפים אחרים יראו ליד השם שלכם איך הצטרפתם: לא מאומת, דואר מאומת או חשבון חיצוני. חדר ההמתנה אינו בהכרח סימן לתקלה. המארגן מקבל התראה כשמישהו ממתין, ואם איש לא מאשר את הכניסה תוך 30 דקות, תוצאו מחדר ההמתנה ותוכלו לנסות להצטרף שוב. בינתיים שלחו למארגן הודעה בערוץ שבו תיאמתם את הפגישה, במקום לפתוח את הקישור שוב ושוב.

בטלפון ההצטרפות עוברת דרך יישום טימס. אם היישום לא מותקן, הקישור יעביר אתכם לחנות האפליקציות. אחרי ההתקנה פותחים שוב את הקישור, בוחרים להצטרף כאורחים, מזינים שם ומצטרפים. אם אתם מתכננים להשתתף מהטלפון, פתחו את ההזמנה מראש כדי להספיק להתקין את היישום ולאשר הרשאות.

חשבון אישי או חשבון של העבודה והלימודים

אפשר להשתמש בטימס בחשבון מיקרוסופט אישי או בחשבון שקיבלתם מהעבודה או ממוסד הלימודים. הגרסה החינמית עובדת עם חשבון מיקרוסופט אישי, שאפשר לפתוח בחינם. גישה בחשבון עבודה או לימודים מחייבת רישיון Microsoft 365 מהארגון, לפי הסבר החשבונות והגישה לטימס.

אפשר להיות מחוברים לשני סוגי החשבונות ולעבור ביניהם: לוחצים על תמונת הפרופיל ובוחרים את החשבון. לפני פגישה ארגונית בדקו איזו כתובת מוצגת בחשבון הפעיל. כניסה מוצלחת לחשבון האישי אינה מוכיחה שיש לכם גישה לצוות או למסמכים של מקום העבודה. מי שהגיע מסקייפ יכול לקרוא על המעבר ל־Teams Free אחרי סגירת Skype.

נניח שקיבלתם כתובת ממוסד לימודים, אבל היישום נפתח בחשבון הפרטי שלכם. אם הקבוצה שחיפשתם לא מופיעה, בדקו קודם את בחירת החשבון. זו בדיקה של דקה, וכדאי לעשות אותה לפני פתיחת חשבון נוסף או קניית מנוי.

אם נכנסתם לחשבון הארגוני הנכון ועדיין אין גישה, פנו למי שמנהל את המערכת בארגון. לפי מיקרוסופט, החשבון צריך רישיון מתאים, וייתכן שהמנהל יצטרך להפעיל את טימס או לשנות הגדרות. למשל, במנויי Microsoft 365 A1 טימס כבויה כברירת מחדל. שלחו למנהל את כתובת החשבון ואת הנוסח המדויק של ההודעה שמופיעה, בלי סיסמה או קוד כניסה.

מה ההבדל בין הגרסה החינמית לתוכניות בתשלום

ההבדל העיקרי הוא במשך הפגישה, במספר המשתתפים ובהקלטה. לפי השוואת המינויים של מיקרוסופט, פגישה בגרסה החינמית מוגבלת ל־60 דקות ולעד 100 משתתפים, והקלטת פגישות אינה כלולה בה. במינויי Microsoft 365 Personal ו־Family הפגישה יכולה להימשך עד 30 שעות עם עד 300 משתתפים, והקלטה כלולה.

נכון לבדיקה שלנו, עמוד התוכניות העסקיות באתר האמריקאי של מיקרוסופט מציג את Teams Essentials ב־4 דולר למשתמש לחודש ואת Microsoft 365 Business Basic ב־7 דולר למשתמש לחודש. בשני המקרים התשלום שנתי והמנוי מתחדש אוטומטית. המחירים בישראל עשויים להיות שונים, לכן בדקו את הצעת הקנייה שמוצגת לכם ואת תנאי החיוב לפני התשלום.

באותו עמוד מופיעות גם חבילות עסקיות בלי טימס, למשל Business Basic בלי טימס ב־5.40 דולר למשתמש לחודש, ולכן שם החבילה לבדו לא מספיק. אם כבר יש לכם מנוי, בדקו מה הוא כולל לפני שאתם קונים עוד אחד. הסבר על מבנה החבילות יש במדריך לתוכניות Microsoft 365 לבית ולעסק.

איך קובעים פגישה ומשתפים מסך

בחשבון ארגוני קובעים פגישה מלשונית היומן בטימס. לפי הוראות תזמון הפגישות, בוחרים משבצת זמן או פגישה חדשה, מזינים את הפרטים והמשתתפים ומפעילים את האפשרות של פגישת Teams. משתתף מחוץ לארגון מזמינים באמצעות כתובת הדואר המלאה שלו.

1. פתחו את לשונית היומן ובחרו משבצת זמן, או לחצו על פגישה חדשה.
2. הוסיפו כותרת ברורה, שעת התחלה וסיום וכתובות של המוזמנים.
3. ודאו שהאפשרות של פגישת Teams מופעלת, ושמרו או שלחו את ההזמנה.
4. במהלך הפגישה לחצו על שיתוף ובחרו את התוכן שתרצו להציג.

אפשר לשתף מסך שלם, כולל ההתראות שקופצות בו, או חלון אחד, כפי שמפורט בהוראות הצגת התוכן. להצגת מסמך אחד עדיף בדרך כלל לבחור את החלון שלו ולסגור מראש מידע שלא נחוץ לפגישה. אם אתם מציגים סרטון, הפעילו לפני השיתוף את האפשרות לכלול את הקול מהמחשב.

נניח שאתם מסבירים ללקוח הצעת מחיר. פתחו את המסמך לפני תחילת השיחה ובדקו שאתם משתפים את החלון הנכון, כדי שלא תחפשו אותו מול המשתתפים. אם כפתור השיתוף לא זמין לכם, בקשו מהמארגן לבדוק את ההרשאות. לפי הסבר פקדי הפגישה, המארגן יכול לקבוע אם המשתתפים רשאים לשתף מסך, לכתוב בצ'אט או להפעיל מיקרופון ומצלמה.

איפה שומרים הודעות וקבצים של הצוות

בחשבון עבודה, קובץ שנשלח בהתכתבות וקובץ שהועלה לערוץ נשמרים במקומות שונים. לפי הסבר אחסון הקבצים בטימס, קבצים שמעלים לערוץ נשמרים בתיקיית SharePoint של הצוות ומופיעים בלשונית הקבצים המשותפים של הערוץ. קבצים ששולחים בהתכתבות נשמרים ב־OneDrive for Business של השולח ומשותפים רק עם המשתתפים באותה שיחה.

לכן לפני שליחת מסמך שאלו מי יצטרך להגיע אליו בהמשך: רק משתתפי ההתכתבות הנוכחית, או צוות שעובד על הנושא לאורך זמן. מסמך שכל הצוות משתמש בו כדאי להעלות לערוץ של הפרויקט.

נניח שאתם מנהלים פרויקט עם ספק וכמה עובדים. אפשר להחליט שהעדכונים והמסמכים הקבועים יישמרו בערוץ הפרויקט, ושבירורים נקודתיים יישלחו בהתכתבות. קבעו גם שמות ברורים למסמכים ומי אחראי לעדכן אותם, כדי שלא תצטרכו לנחש איזו גרסה היא העדכנית.

קישור למסמך לא תמיד ייפתח אצל כל מי שקיבל אותו. לפני פגישה עם משתתף חיצוני, בקשו ממנו לוודא שהוא מצליח לפתוח את החומר שנשלח אליו. אם אתם לא מוצאים מסמך מוכר, בדקו שאתם מחוברים לחשבון הנכון, כי הקבצים קשורים לאחסון העסקי של החשבון.

איך מקליטים פגישה ומי יכול לצפות בה

אפשרות ההקלטה תלויה בתוכנית ובהרשאות של הפגישה והארגון. לפי הוראות ההקלטה של מיקרוסופט, ההקלטה כוללת קול, וידאו ושיתוף מסך, וכל המשתתפים מקבלים הודעה כשהיא מתחילה. היא לא קולטת לוחות ציור (Whiteboard) והערות, הערות משותפות ותוכן ששותף דרך אפליקציה. בחלק מהאזורים צריך לקבל את הסכמת כל המשתתפים לפני שמקליטים.

אחרי הפגישה ההקלטה נשמרת ב־OneDrive לעבודה או ללימודים של המארגן, ומופיעה בהתכתבות של הפגישה או בשיחת הערוץ. אורחים ומשתתפים חיצוניים יכולים לצפות בה רק אם שיתפו אותה איתם במפורש, ולכן שליחת קישור בלבד לא מבטיחה שהנמען יוכל לפתוח אותה. אורחים גם לא יכולים להקליט פגישה.

אם כפתור ההקלטה חסום, מדריך תקלות ההקלטה מפרט את הסיבות הנפוצות:

• הצטרפתם כאורחים, כמשתתפים חיצוניים או בלי הזדהות.
• מנהל המערכת ביטל הקלטה במדיניות הארגון.
• המארגן הגביל את ההקלטה למארגנים ולמארגנים שותפים, או כיבה אותה בפגישה.
• בפגישה רק מארגנים ומציגים יכולים להקליט, ואתם לא מוגדרים כמציגים.

במצבים האלה התקנה מחדש של היישום לא תעזור. פנו למארגן או למנהל המערכת. לפני הדרכה שתרצו להפיץ, קבעו מי מתחיל את ההקלטה ומי ישתף אותה אחר כך. מועד התפוגה של ההקלטות נקבע בהגדרות הארגון, ומי שיש לו הרשאת עריכה יכול לשנות אותו בנגן או לבחור ללא תפוגה. כשההקלטה פגה, הבעלים מקבל הודעה בדואר ויש לו 90 יום לשחזר אותה מסל המחזור.

מה בודקים כשאין קול או שהכניסה נכשלת

כדי לפתור תקלה, התחילו מהתסמין המדויק: אתם מחכים לאישור כניסה, רואים הודעת הרשאה, או כבר בפגישה ואף אחד לא שומע אתכם. לכל מצב יש בדיקה אחרת. שמרו את הנוסח של ההודעה שמופיעה, כדי למסור למארגן או לתמיכה מידע מדויק.

1. אם אתם בחדר ההמתנה, פנו למארגן ובקשו שיאשר את בקשת הכניסה.
2. אם נדרשת הזדהות, בדקו שהחשבון הפעיל מתאים להזמנה ושלא בחרתם בטעות בחשבון אחר.
3. אם לא שומעים אתכם, בדקו שסמל המיקרופון בסרגל הפגישה אינו מסומן כמושתק, ושלחצן ההשתקה באוזניות או במיקרופון החיצוני כבוי.
4. בחרו את המיקרופון הנכון בהגדרות המכשירים של טימס, או דרך החץ שליד לחצן המיקרופון בזמן הפגישה.
5. בדקו שהיישום או הדפדפן מורשים לגשת למיקרופון בהגדרות הפרטיות של Windows, ‏macOS או הדפדפן.

הבדיקות האלה מופיעות במדריך המיקרופון של מיקרוסופט. אם התקלה נמשכת, התקינו את הגרסה העדכנית של טימס ואת עדכוני המערכת, נתקו וחברו מחדש מיקרופון חיצוני, ובמיקרופון Bluetooth טענו אותו ונתקו אותו ממכשירים אחרים. אם טימס לא מזהה מיקרופון בכלל, אפשר לבחור באפשרות שבה טימס מתקשר אליכם ולהצטרף לשמע בטלפון. נסו שינוי אחד בכל פעם, כדי לדעת מה פתר את הבעיה.

לפני פגישה חשובה תרגלו את מה שתצטרכו לעשות בה: כניסה מההזמנה, הפעלת המיקרופון והצגת המסמך. אם אתם המארגנים, בקשו ממשתתף חיצוני לנסות להצטרף מראש מהצד שלו, וכך תגלו בעיות חשבון או הרשאות לפני מועד הפגישה. לפני התרגול כדאי להבין מה המשתתפים רואים בשיתוף מסך.

שאלות נפוצות

האם חייבים חשבון מיקרוסופט כדי להצטרף לפגישת טימס?

לא תמיד. אפשר להצטרף לפגישות רבות בלי חשבון, אבל יש פגישות שחוסמות משתתפים לא מזוהים, ואז צריך לאמת את כתובת הדואר בקוד חד־פעמי או להיכנס בחשבון מיקרוסופט.

כמה זמן אפשר לקיים פגישה בטימס בחינם?

לפי טבלת המינויים של מיקרוסופט, פגישה בגרסה החינמית יכולה להימשך עד 60 דקות, עם עד 100 משתתפים.

האם צריך להתקין טימס במחשב?

כדי להצטרף לפגישה, ברוב המקרים לא. במחשב אפשר להצטרף דרך Edge או Chrome. בטלפון ההצטרפות עוברת דרך יישום טימס.

למה אי אפשר להקליט פגישה בטימס?

הקלטה לא כלולה בגרסה החינמית. בחשבון ארגוני היא תלויה גם במדיניות הארגון, בהגדרות הפגישה ובתפקיד שלכם בה, ואורחים לא יכולים להקליט. אם הכפתור חסום, פנו למארגן.

האם כל מנוי Microsoft 365 כולל טימס?

לא. מיקרוסופט מוכרת גם חבילות עסקיות בלי טימס, למשל Business Basic בגרסה בלי טימס, ולכן צריך לבדוק את פירוט התוכנית לפני הקנייה.