מה זה אקסל ומה אפשר לעשות איתה
אקסל, ששמה הרשמי הוא Microsoft Excel, היא תוכנה לעבודה עם מידע בטבלאות. מזינים בתאים טקסט, מספרים או נוסחאות, ומארגנים אותם בשורות ובעמודות. אפשר לחשב סכומים, למיין רשימות, לסנן נתונים וליצור תרשימים, כפי שמוסבר במדריך המשימות הבסיסיות של מיקרוסופט.
למשל, אפשר לבנות גיליון הוצאות, רשימת מוצרים או דוח מכירות. היתרון של נוסחאות הוא שהחישוב משתמש בנתונים שבתאים: אפשר לעדכן כמות או מחיר בלי לכתוב מחדש את החישוב. אם העסק צריך גם חשבוניות וניהול כספי, כדאי להכיר תוכנה לניהול חשבונות לעסק.
יש גרסה שפועלת בדפדפן וגרסה שמתקינים במחשב. נכון ל־30 באוקטובר 2026, לפי מיקרוסופט אפשר להשתמש בגרסת הדפדפן בחינם עם חשבון מיקרוסופט. היא מתאימה להתחלה, אך יש הבדלים ביכולות בינה לבין התוכנה המותקנת.
המדריך הזה מסביר את המושגים הבסיסיים, מראה חישוב פשוט ומפרט מה אפשר ומה אי אפשר לעשות בגרסה החינמית, כדי שתדעו אם היא מספיקה לכם.
| הפעולה | בדפדפן | בתוכנה המותקנת |
|---|---|---|
| הזנת נתונים וחישובים | זמינים; קיימים הבדלים בחלק מהפונקציות | זמינים |
| מיון וסינון | זמינים | זמינים |
| צפייה ועריכה ללא אינטרנט | נדרש חיבור לאינטרנט | אפשר לעבוד בקבצים הזמינים במחשב |
| יצירה והרצה של מאקרו בשפת VBA | אינן זמינות | זמינות |
| יצירת טבלאות ציר לסיכום נתונים | זמינה | זמינה |
מקור: מיקרוסופט, תיאור השירות של אקסל בדפדפן (באנגלית)
המושגים שמופיעים בכל קובץ
קובץ אקסל נקרא חוברת עבודה, ובתוכו יכולים להיות גיליונות נפרדים. אפשר, לדוגמה, להקדיש גיליון להוצאות וגיליון להכנסות באותה חוברת. כל גיליון מורכב מתאים, והכתובת של כל תא נקבעת לפי העמודה והשורה שלו.
בתצוגה הרגילה העמודות מסומנות באותיות והשורות במספרים. לכן B2 הוא התא שבמפגש העמודה B והשורה 2. נוסחה מתחילה תמיד בסימן שוויון ויכולה להפנות לתאים אחרים, לפי התיעוד הרשמי של נוסחאות באקסל.
- תא: היחידה הבסיסית, שאפשר להזין בה טקסט, מספר או נוסחה.
- טווח: קבוצת תאים רצופה, למשל D2:D6.
- פונקציה: חישוב מוכן, כמו SUM לחיבור.
- טבלת ציר: כלי לסיכום נתונים לפי קטגוריות.
מיון משנה את סדר הרשומות, למשל לפי תאריך. סינון מאפשר להציג רשומות לפי תנאי שבחרתם, למשל רק הוצאות מקטגוריה מסוימת. אלה פעולות שימושיות גם בלי ללמוד נוסחאות מתקדמות.
מתי הגרסה החינמית מספיקה
אפשר להתחיל בגרסת הדפדפן אם אתם צריכים להזין מידע, לבצע חישובים ולעבוד יחד על גיליון מקוון. מיקרוסופט מתעדת בה יצירה ועריכה של חוברות עבודה, שיתוף ושמירה אוטומטית. פרטי השימוש מופיעים במדריך אקסל בדפדפן.
לפי תיאור השירות של מיקרוסופט, בגרסת הדפדפן אפשר להשתמש ברוב מאות פונקציות הגיליון, ליצור טבלאות ציר, למיין ולסנן, להוסיף תרשימים ולעבוד במקביל עם אנשים נוספים באותו קובץ.
חשבון חינמי מקנה גישה ליישומי הרשת, והוא אינו כולל את יישומי המחשב המלאים. גם Microsoft 365 Basic אינו כולל אותם, לפי השוואת המסלולים של מיקרוסופט. אם אתם משתמשים גם במסמכים ובמצגות, ההסבר על יישומי Office בחינם בדפדפן יעזור להבין מה כלול.
לפני רכישת מנוי אפשר להיעזר בהסבר על תוכניות Microsoft 365 לבית ולעסק.
מה אי אפשר לעשות בגרסת הדפדפן
לעבודה ללא חיבור לאינטרנט דרושה התוכנה המותקנת. לפי תיאור השירות הרשמי (באנגלית), גרסת הדפדפן נפתחת מהדפדפן ותלויה בחיבור לרשת.
מגבלה נוספת נוגעת למאקרו, רצף פעולות אוטומטי שנכתב בשפת VBA. לפי הסבר מיקרוסופט על מאקרו בגרסת הרשת, אי אפשר ליצור, להפעיל או לערוך שם מאקרו. אפשר לפתוח ולערוך חוברת שמכילה מאקרו, והמאקרו נשמר בקובץ. לצפייה בקוד או לשינוי שלו צריך את התוכנה המותקנת.
לפי תיאור השירות, גם הפעולות האלה דורשות את התוכנה המותקנת:
- יצירת חיבורים לנתונים חיצוניים והפניות לחוברות אחרות (הצפייה בהם אפשרית).
- יצירת מודל נתונים ב־Power Pivot.
- כלי ניתוח של מה־אם, כמו Goal Seek ו־Solver.
- הגדרת טווחים עם שם (טווחים שנוצרו בתוכנה המותקנת אפשר להשתמש בהם).
- יצירה ועריכה של פרוסות (Slicers).
אם קיבלתם קובץ עבודה מורכב, בדקו את הפעולות הנחוצות לכם בגרסה שבה תשתמשו. פתיחת הקובץ לבדה אינה מוכיחה שכל תכונותיו זמינות. אם שוקלים חלופה חינמית, כדאי לקרוא על מגבלות התאימות של LibreOffice.
דוגמה פשוטה: חישוב עלות הזמנה
נניח שאתם מכינים גיליון להזמנה: בעמודה אחת מופיע שם המוצר, בעמודה הבאה הכמות, ואחריה המחיר ליחידה. בתא B2 הזנתם כמות של 4 יחידות, ובתא C2 מחיר של 25 שקלים ליחידה. בתא D2 אפשר להזין את הנוסחה =B2*C2, ולקבל עלות של 100 שקלים. זו דוגמה היפותטית בלבד. כדי להביא מחיר אוטומטית לפי קוד מוצר, קראו על חיפוש נתון באקסל לפי קוד.
הכוכבית היא סימן הכפל. הפניה לתאים מאפשרת לשנות את הכמות או המחיר בלי לערוך את הנוסחה עצמה. לחיבור העלויות שבתאים D2 עד D6 אפשר להשתמש בנוסחה =SUM(D2:D6), לפי הסבר מיקרוסופט על פונקציות והפניות לתאים.
לפני שמעתיקים נוסחה לשורות נוספות, בדקו שהחישוב בשורה הראשונה נכון. לאחר ההעתקה, בדקו גם שורה נוספת: הפניות רגילות לתאים משתנות לפי מיקום הנוסחה.
איך לבדוק אם אקסל מתאימה למשימה שלכם
התחילו בשאלה מעשית: איזה מידע אתם צריכים להזין, ואיזו תשובה תרצו לקבל ממנו. אם מדובר ברשימה שצריך לסנן או בחישוב שחוזר על עצמו, גיליון אלקטרוני הוא אפשרות שכדאי לבחון. אם אתם משווים גם חלופה של גוגל, אפשר להיעזר במדריך גוגל שיטס למתחילים.
- צרו קובץ ניסיון עם נתונים לדוגמה ובדקו את הפעולה שבגללה אתם צריכים את הכלי.
- אם תעבדו בצוות, בדקו את השיתוף בפועל: מי צריך לצפות, מי צריך לערוך, והאם כולם מצליחים לפתוח את אותו קובץ.
- אם הקובץ כולל מאקרו או חיבור לנתונים חיצוניים, תכננו שימוש בתוכנה המותקנת.
- עברו על התאים שהנוסחאות משתמשות בהם והשוו חישוב לדוגמה לחישוב ידני.
- אם הקובץ מיועד להדפסה, בדקו את התצוגה המקדימה, כדי לזהות טווח חישוב שגוי או עמודות שנחתכות לפני שהדוח נשלח.
